Building Management: dalla gestione improvvisata alla gestione Lean

Nel precedente numero di aprile ho spiegato quali sono i motivi per cui oggi la vecchia figura dell’amministratore di condominio non è più sufficiente e come invece sia indispensabile per il futuro affidarsi a una nuova figura di “amministratore” più evoluta: il Building Manager.

Questa nuova figura professionale non si dovrà occupare solamente della mera parte amministrativa, ormai data per scontata, ma dovrà essere una figura più evoluta in grado di risolvere a 360° i problemi del condominio grazie a specifiche competenze sugli aspetti tecnici e manutentivi e alla capacità sia di poter proporre  le migliori e più moderne soluzioni tecnologiche, sia di essere in grado di offrire una vasta gamma di servizi sempre più specializzati ed evoluti.

Suisola, lei la volta scorsa ci ha spiegato che vista la complessità attuale, è praticamente indispensabile per i condomini avere un  Building Manager e non più un amministratore di condominio e ci ha anche spiegato quali sono le differenze. Oggi ci piacerebbe andare più in profondità sia sul ruolo di questa nuova figura, sia sulle competenze che deve avere e infine capire come si fa per diventarlo.

Il Building Manager è … un Lean Manager

La Lean (snello) è un metodologia di ottimizzazione dei processi aziendali, nata in ambito manufatturiero negli Stati Uniti negli anni 60. Tale metodologia si basa sul miglioramento continuo dei processi e ha come obiettivi il miglioramento di tre parametri: qualità, costi e tempi di consegna, con il fine ultimo, grazie al coinvolgimento di tutti i dipendenti, di aumentare continuamente la soddisfazione del cliente finale.

Grazie ai successi ottenuti nel settore produttivo, tale metodologia si è ben presto diffusa in tutto il mondo ed oggi è adottata non solo dalle aziende di produzione ma anche dalla maggior parte delle aziende di servizi, alla pubblica amministrazione e al sistema sanitario.

Anche in Italia, ci sono molte aziende sia produttive che di servizi che ne hanno fatto un’arma vincente e grazie a tale metodologia hanno sviluppato un vantaggio competitivo, mentre altri settori quali l’amministrazione pubblica e la sanità ancora latitano nell’impiegarla.

Il miglior esempio al mondo dell’efficacia di tale metodologia è rappresentato dalla Toyota, che dopo la seconda guerra mondiale, anche a causa dell’embargo degli americani, era ridotta  a pezzi e che proprio grazie all’utilizzo esemplare di questa metodologia è oggi la prima industria automobilistica al mondo.

Il fondamento base della Lean, che se vogliamo è una vera e propria filosofia aziendale o se preferite un approccio al business, come ho accennato sopra, è quello del miglioramento continuo di qualità, costi e tempi del servizio per offrire sempre un maggior valore al cliente finale.

Per mettere in atto la Lean in un’azienda servono figure professionali opportunamente addestrate che siano in grado di risolvere i problemi continuamente, e che vedano i problemi come opportunità di realizzare il miglioramento continuo: i cosiddetti Lean Manager.

Un Lean Manager lavora sostanzialmente su ambiti gestionali che sono chiave in tutte le aziende: Processi, Persone e Problemi e quindi deve essere addestrato per: ottimizzare i processi, gestire e motivare le persone ma soprattutto deve saper risolvere i problemi a tutti i livelli, perché solo così si può fornire maggiore valore ai propri clienti e attrarne di nuovi.

Il Building Manager non è altro che un  Lean Manager dedicato ai condomini che deve essere in grado per offrire ai propri clienti il miglior servizio possibile grazie alla capacità di:

  1. Gestire al meglio i processi che attengono all’erogazione del servizio per poter migliorare qualità, costi e tempi di erogazione del servizio stesso
  2. Gestire in maniera ottimale le persone e per persone si intendono sia i dipendenti, ossia coloro che permettono di erogare il servizio al condomino, sia il condomino stesso ormai sempre più esigente.
  3. Gestire in maniera eccellente i problemi per garantire un servizio di alta qualità, a costi abbordabili e in tempi rapidissimi al fine d fargli vivere un’esperienza memorabile.

Quindi alla fine le competenze amministrative del vecchio amministratore, sono solo una piccola parte rispetto a quanto richiesto oggi dai condomini ed è per tale motivo che dico sempre che oggi un contabile se pur bravo non basta più e che i condomini hanno necessità di un  building manager che sia in grado di gestire i processi, le persone e i problemi correlati al condominio.

Come si può diventare Building Manager?

Oggi non esiste una vera  e propria scuola dedicata alla formazione di questa figura professionale, almeno in Italia. Tuttavia, quello che consiglierei a tutti gli amministratori che vogliono fare il salto di qualità è quello di fare un corso per Lean Manager.

Lo step più complesso è imparare la Lean, come poi applicarla allo specifico settore è relativamente facile e intuitivo. Personalmente mi sentirei di consigliare a tutti di rivolgersi a Marco Baldini di SPARK Innovation Catalysts, mio Lean trainer e attualmente mio personal coach (ricordate il fondamento della Lean è che non si smette mai di migliorare ) grazie al quale mi si è aperto un mondo che intuivo, ma ancora non vedevo e di fare con lui un Corso Balck Belt sulla Lean come ho fatto io. Sono circa 6 mesi di impegno notevole ma ne è valsa sicuramente la pena.

La Marco Suisola ora è dotata di un Manuale in cui sono mappati tutti i processi di erogazione dei servizi che rivediamo costantemente, un percorso di sviluppo continuo per me in primis e per tutti i miei dipendenti e ci impegniamo ogni giorno nel daily kaizen (miglioramento continuo giornaliero)  di noi stessi e dei nostri servizi.

La Lean si può applicare a tutti i processi ”conosciuti” ossia per capirsi tutti quelli che si possono mappare, amministrazione dei condomini inclusa e quindi il Building Manager, per usare le sue parole non è altro che un Lean Manager di un’azienda che offre servizi di qualità, con consegna veloce ai propri condomini con l’obiettivo finale di soddisfarli.

Prima di lasciarci, vi suggerisco di leggere questa lettera, in cui chi mi ha insegnato la Lean, porta avanti un parallelismo tra una azienda e il paese Italia che soprattutto in questo periodo molto difficile di un po’ di Lean avrebbe tanto bisogno.