- Preparazione dei documenti contabili
La tenuta della contabilità è il primo obbligo dell’amministratore.
Tra i documenti contabili possiamo enucleare, a titolo esemplificativo, il registro di contabilità, il libro giornale, le schede di entrata, le schede di uscita e le fatture/ricevute.
Tutti i documenti ed i registri necessari vanno redatti e conservati secondo i criteri di una regolare e sana amministrazione in modo da regolare minutamente l’attività stessa e assicurare un puntuale riscontro circa la veridicità delle spese effettuate e delle entrate riscosse.
L’amministratore deve presentarla all’assemblea (da lui stesso convocata) per sottoporla all’approvazione entro i termini predeterminati dalla legge ossia entro 180 giorni dalla data di scadenza del mandato (corrispondente alla data di fine esercizio).
Un aspetto che, invece, la legge non circoscrive in termini temporali riguarda, invece, la sequenza nell’esame dei vari rendiconti presentati dall’amministratore e relativi ai singoli periodi di esercizio in essi considerati.
- Rendiconto consuntivo e preventivo
L’attività dell’amministratore di condominio si configura come un mandato e, pertanto, si svolge secondo le norme per questo previste. L’autorizzazione generica a rappresentare i condomini gli viene conferita con la nomina, ma l’autorizzazione a compiere atti di riscossione, pagamento, esecuzione, ed altri ad essi affini, gli viene conferita con l’approvazione del rendiconto preventivo. Quest’ultimo, che riassume le entrate e le uscite presunte, costituisce anche il titolo con cui l’amministratore può e deve esigere i contributi dai singoli condomini morosi, anche coattivamente se necessario.
Il rendiconto preventivo deve essere redatto secondo criteri precisi che possono variare in base ad alcuni fattori come, ad esempio, la nomina di un nuovo amministratore. Nel caso in cui questo succeda, ci si dovrà basare (comunque) sui documenti contabili relativi agli esercizi precedenti, andando ad operare un piccolo incremento delle spese previste e coprendole con l’inserimento di una voce “varie il ed impreviste” idonea a tale scopo, purché però questi documenti esistano e risultino attendibili. Se così non dovesse essere, dovrà farsi un elenco di tutte le voci di spesa prevedibili e stabilire quanto imputare ad ogni singola voce sulla base di quanto ritenuto necessario.
Nel caso in cui, invece, il rendiconto sia redatto da un amministratore confermato, sarà necessario (e sufficiente) fare riferimento al preventivo dell’anno precedente, operando gli aggiustamenti descritti sopra, oppure al consuntivo nel caso in cui il primo non sia risultato veritiero in parte o in toto.
Alla fine dell’esercizio, l’amministratore è tenuto alla redazione del rendiconto consuntivo il quale, ai sensi dell’art. 1130bis c.c. nell’ottica di assicurare una maggiore trasparenza nella gestione contabile dell’amministratore, deve contenere una serie di specifiche voci contabili indispensabili alla ricostruzione e al controllo della gestione dell’amministratore da parte di ogni condomino. In particolare deve contenere le voci di entrata e di uscita ed ogni altro dato inerente alla situazione patrimoniale del condominio, ai fondi disponibili ed alle eventuali riserve, che devono essere espressi in modo da consentirne l’immediata verifica.
L’assemblea condominiale convocata dall’amministratore deve approvare, in quanto unico organo titolato a farlo, entrambe le tipologie di rendiconto entro i termini stabiliti dalla legge (individuati, per il consuntivo, in 180 giorni dalla data di fine esercizio); all’atto di convocazione dovranno essere allegati entrambi i rendiconti con i relativi riparti, nonché una nota sintetica esplicativa che faccia il punto della situazione, spieghi le voci principali del bilancio e giustifichi eventuali spese straordinarie sostenute senza la preventiva autorizzazione, con l’indicazione dei rapporti in corso e di quelli pendenti.
In sede assembleare, i condomini avranno diritto a chiedere spiegazioni nel caso in cui l’ammontare delle spese richieste loro dovesse superare quello delle spese preventivate e risultanti dal rendiconto oppure nel caso in cui il valore delle entrate effettivamente riscosse dovesse risultare inferiore a quello preventivato in quanto entrambe queste situazioni potrebbero essere sintomo di una gestione inefficace a cui è necessario porre rimedio.
- Registro di contabilità ex art. 1130 c.c.
Il registro di contabilità è uno degli elementi che compongono il rendiconto condominiale; fornisce l’elenco cronologico dei singoli movimenti in entrata ed in uscita i quali devono essere annotati entro trenta giorni dalla data della loro effettuazione. Il registro deve contenere soltanto quei movimenti che hanno avuto (anche) una manifestazione finanziaria e non comprende, invece, tutte quelle operazioni per le quali, durante l’esercizio di riferimento, non si è avuta la relativa manifestazione finanziaria.
Il registro di contabilità condominiale, che risponde a criteri di trasparenza gestionale, rappresenta un documento utile a monitorare le risorse ed a verificare, periodicamente, l’attivo e passivo del condominio, costituendo il presupposto economico-contabile dal quale deriva il consuntivo finale dell’amministratore.
Inoltre, data l’assenza dell’obbligo di registrazione contestuale delle movimentazioni rispetto alla loro effettiva manifestazione (la cui data deve, però, essere comunque riportata), il registro di contabilità condominiale può essere inteso come un documento contabile a cadenza mensile e con effetto retroattivo
- Principi generali
In merito ai principi di contabilità che si applicano ai rendiconti condominiali (e ai documenti contabili in generale), gli esperti insegnano che ne esistono, fondamentalmente, due: il principio di cassa ed il principio di competenza.
Quest’ultimo impone di considerare tutti i costi ed i contributi relativi ad un determinato anno solare come elementi “reddituali”, da imputare al relativo periodo di bilancio. In tal caso non si considera l’effettivo esborso o introito monetario ma è rilevante l’imputazione che, di un costo o di un incasso, viene fatta al relativo periodo amministrativo.
Per il principio di cassa, invece, i costi o i contributi vengono rilevati in contabilità quando si manifestano sotto l’aspetto monetario e l’intero flusso finanziario di un periodo gestionale viene riepilogato nel rendiconto consuntivo che mostra, con esattezza, le effettive somme versate e introitate.
In merito alla scelta del primo o del secondo principio in ambito condominiale, né il legislatore, né la Cassazione sono mai intervenuti; quest’ultima ha più volte ribadito (soltanto) la netta separazione tra la contabilità delle imprese e quella dei condomini, affermando che l’amministratore non è tenuto a rispettare le rigorose forme analoghe a quelle previste per il bilancio societario.
Nella prassi, non pochi amministratori applicano il principio di competenza in quanto, secondo un approccio possibilista, riscuotere i tributi ed erogare le spese non implicherebbe l’impossibilità di applicare tale principio (anche se talvolta lo applicano modo spurio, dando luogo ad un’osmosi tra i due principi).
D’altro canto però, i condomini sono (innegabilmente) più interessati a sapere quanto è entrato e quanto è uscito dalla cassa condominiale e, in quest’ottica, è il principio di cassa quello che meglio si adatta alla fattispecie condominiale e che, con correttezza e veridicità, è in grado di mettere in luce le somme introitate e sborsate.
Se ci fermassimo qui, però, potremmo avere un problema di carenze informative, ma ecco che la legge 220/2012 ha reso obbligatoria anche la redazione dello stato patrimoniale nel quale, appunto, devono figurare tutti quei debiti e crediti che il condominio ha sia verso i condomini che verso i terzi alla data della chiusura della gestione. In detto documento saranno indicati anche i fondi eventualmente accantonati e tutto quanto altro potrà essere ritenuto necessario per fornire un’informazione quanto più completa e possibile, ad integrazione del rendiconto.
- C/c condominiale
Il c/c condominiale è uno strumento della gestione condominiale il cui utilizzo è divenuto obbligatorio a seguito della riforma operata dalla legge 220/2012 e sul quale confluisce tutto il denaro con cui i condomini saldano le rate relative spese condominiali. L’importanza del conto risiede nel fatto che l’amministratore ha la possibilità di utilizzare i soldi versati dai condomini solo e soltanto dal momento in cui questi vi giungono.
Dall’imperatività ed inderogabilità dell’obbligo ne consegue che l’eventuale delibera con cui l’assemblea dei condomini autorizza l’amministratore a non aprire il conto corrente condominiale deve considerarsi nulla.
Nei confronti, invece, dell’amministratore che non adempie l’obbligo di aprire e/o utilizzare il conto corrente condominiale ogni condomino interessato potrà agire in giudizio (eventualmente previa formale diffida) chiedendo la condanna dell’amministratore ad adempiere, oltre all’eventuale risarcimento dei danni, se ne sussistono i presupposti.
La mancata apertura o utilizzazione del conto corrente, inoltre, rientra nei casi di grave irregolarità elencati dall’art. 1129, comma 12, c.c. idonei a giustificare la revoca dell’amministratore dell’incarico.
La revoca, peraltro, può essere richiesta anche in caso di cattiva gestione del conto “secondo modalità che possono generale possibilità di confusione tra il patrimonio del condominio e il patrimonio personale dell’amministratore o di altri condomini”
A fronte dell’obbligo di apertura e utilizzazione del conto corrente condominiale, sussiste, altresì, il diritto di ciascun condomino di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, della rendicontazione periodica per il tramite dell’amministratore e non, quindi, rivolgendosi direttamente all’istituto di credito.
- Revisore contabile condominiale
La legge 220/2012 ha espressamente introdotto la facoltà dell’assemblea di nominare un revisore contabile, in qualsiasi momento e per qualsiasi motivo, con la maggioranza prevista per la nomina dell’amministratore e con oneri di spesa a carico di tutti i condomini per il controllo di una o più annualità determinate (al momento della nomina).
Per quanto riguarda i requisiti e, quindi, i soggetti abilitati, il legislatore, per il momento, si è limitato a prevedere la nuova figura senza tuttavia chiarire niente in merito. Ad oggi, quindi, la revisione effettuata da un condomino privo di particolari abilitazioni ed approvata dall’assemblea è certamente valida.
L’attività di revisione, sulla quale il legislatore si è nuovamente dimostrato alquanto vago, si può articolare su due “periodi” distinti: in primo luogo, al revisore può essere affidato il compito di verificare la contabilità del condominio in relazione a gestioni contabili i cui rendiconti sono già stati approvati dall’assemblea e sui quali dovrà, però, limitarsi ad effettuare un’analisi di fondatezza e congruità, senza esprimere una propria valutazione con riferimento alle scelte compiute dall’assemblea.
In linea di principio, quindi, deve ritenersi che il revisore condominiale non può essere nominato con lo scopo di rimettere in discussione i criteri di ripartizione (anche se sbagliati) adottati nei bilanci consuntivi già approvati e che possono essere impugnati soltanto entro il termine perentorio di 30 giorni dalla delibera.
In secondo luogo, il revisore può essere chiamato a esaminare la contabilità condominiale relativa all’esercizio in corso; qui la verifica può portare alla redazione di tutti i documenti contabili necessari e alla presentazione di una relazione finale sull’attendibilità della contabilità.
Se, invece, la verifica riguarda annualità prive di bilancio, perché mai presentato o mai approvato, allora la verifica del revisore può spingersi anche all’accertamento in termini di legittimità, verificando la correttezza dei criteri di ripartizione delle spese, anche alla luce del regolamento e delle tabelle millesimali.
Infine, ricordiamo che oltre alla nomina assembleare, la revisione può essere anche disposta dall’autorità giudiziaria, ad esempio in caso di impugnazione della delibera di approvazione del bilancio oppure, in sede penale, in caso di appropriazioni indebite di denaro contestate all’amministratore.
