Prima che, nel 2013, il legislatore riformasse la normativa in materia, non era prevista una specifica forma per l’avviso di convocazione dell’assemblea, né particolari modalità per la sua comunicazione.
Oggigiorno, l’avviso deve essere comunicato a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax, o tramite consegna a mano.
Da ciò si ricava che in materia di avviso di convocazione dell’assemblea vige il principio dell’obbligatorietà della forma scritta (a scapito della precedente libertà della forma).
In riferimento alla conoscenza della comunicazione, questa si presume dal momento in cui l’avviso perviene all’indirizzo del destinatario. Il procedimento di consegna, infatti, non può ritenersi concluso con l’emissione e con la spedizione dell’avviso ma è necessario accertarsi che l’avviso sia ricevuto dal destinatario o che, quantomeno, sia stato recapitato al suo indirizzo.
Il termine entro cui va comunicata la convocazione dell’assemblea è specificato dalla legge che lo fissa in almeno cinque giorni prima (da computare a ritroso escludendo, dunque, il giorno finale e calcolando quello iniziale) della data fissata per l’adunanza in prima convocazione.
Riguardo al contenuto dell’avviso, questo deve contenere:
- La specifica indicazione dell’ordine del giorno ossia le materie sulle quali l’assemblea sarà chiamata a deliberare. La specificità dell’indicazione ha lo scopo di consentire a ciascun condomino di comprendere esattamente il tenore e l’importanza di ciascun punto da trattare e su cui egli si troverà a decidere.
- L’indicazione della data della riunione: spesso si usa inserire anche la data dell’adunanza in seconda convocazione che dovrà tenersi in una data compresa tra il giorno successivo ed il decimo giorno successivo a quello fissato per la prima convocazione.
- L’ora della riunione riferita alla prima e, ove inserita, alla seconda convocazione
- Il luogo della riunione, sulla cui determinazione è lasciata ampia discrezionalità all’amministratore con due soli limiti: il luogo deve trovarsi nella città in cui sorge l’edificio condominiale e deve essere tale da consentire la presenza di tutti i condomini e l’ordinato svolgimento della discussione.
- Circa la dicitura “varie ed eventuali”, alcuni ritengono che questa non abbia alcun valore e significato e, quindi, che sia inidonea ad ampliare l’oggetto della riunione che resterebbe ristretta ai soli argomenti indicati specificamente.
Altri, invece, ritengono che la dicitura avrebbe un suo ambito di operatività e si riferirebbe, ad esempio, a semplici comunicazioni, suggerimenti per future assemblee, prospettazioni di problemi e risposte dell’amministratore.
