L’amministratore, al momento dell’accettazione della nomina e ad ogni successivo rinnovo, deve comunicare tutta una serie di dati personali (sia egli persona fisica o giuridica), la cui omessa o inesatta comunicazione possono assumere valore di prova contro l’amministratore in un futuro giudizio in cui si chiede la revoca dello stesso.
Per la precisione questi dati sono:
- Dati anagrafici e professionali
- Codice fiscale (se persona fisica), sede legale e denominazione sociale (se persona giuridica)
- Ubicazione dell’anagrafe condominiale, del registro dei verbali delle assemblee, il registro di contabilità e il registro di nomina e revoca dell’amministratore
- I giorni e gli orari nei quali gli interessati possono (dopo averlo chiesto all’amministratore) prenderne visione o estrarne copia firmata
L’assemblea, al momento dell’elezione dell’amministratore, può obbligare quest’ultimo a stipulare una polizza assicurativa per la responsabilità civile come copertura per gli atti compiuti nell’esercizio delle funzioni di amministrazione. Nel caso in cui l’amministratore avesse precedentemente stipulato una polizza assicurativa generica, quest’ultima deve essere integrata con una dichiarazione specifica che preveda una copertura in relazione al singolo condominio che lo ha eletto.
Una volta eletto, l’amministratore ha l’obbligo di affliggere nei luoghi di accesso al condominio o di maggior uso comune, l’indicazione delle proprie generalità, del domicilio e dei recapiti telefonici.
Il domicilio dell’amministratore assume particolare rilievo in quanto sarà proprio questo a fungere da domicilio del condominio (a cui perverranno tutte le comunicazioni ad esso relative) nel caso in cui non ne venga individuato uno apposito.
Un altro strumento di particolare rilievo nella gestione condominiale è il conto corrente condominiale, al quale giungono tutti i bonifici bancari con cui i condomini pagano le rispettive rate condominiali e che, solo da questo momento, divengono utilizzabili dall’amministratore.
Per gli incarichi svolti, l’amministratore ha diritto ad un compenso che deve essere analiticamente specificato nell’atto di accettazione della nomina e ad ogni suo successivo rinnovo. In caso contrario l’amministratore è come se non fosse stato nominato.
L’amministratore, inoltre, non ha diritto a compensi aggiuntivi per eventuali attività svolte al di fuori delle proprie funzioni ed eventuali compensi extra saranno percepibili soltanto se ciò risulta espressamente specificato al momento dell’accettazione dell’incarico.
Ciò a cui, invece, ha diritto, è il rimborso delle spese anticipate per conto del condominio ma soltanto a condizione che queste risultassero (non ancora coperte) dal rendiconto consuntivo annuo approvato dall’assemblea.
Dal punto di vista della documentazione, l’amministratore ha l’obbligo di conservare tutta quella inerente la propria gestione (sia in relazione ai rapporti con i condomini che in relazione alle condizioni tecnico-amministrative degli edifici e del condominio) e, ancora, ha l’obbligo di fornire ai condomini richiedenti l’attestazione relativa allo stato dei pagamenti degli oneri condominiali e delle eventuali controversie pendenti davanti a Tribunali o altri organi incaricati di dirimerle.
Al momento della cessazione del mandato, l’amministratore deve consegnare tutta la documentazione riguardante il condominio ed eseguire le ultime attività urgenti rimaste in sospeso.
